Zarządzanie stroną internetową - kto to robi w firmie i co obejmuje
Zarządzanie stroną internetową to wszystkie działania, dzięki którym strona firmy działa, jest bezpieczna i pokazuje aktualne informacje. Dzieli się na dwie części: techniczną (aktualizacje, kopie zapasowe, hosting, domena, certyfikat SSL) i treściową (oferta, ceny, wpisy, zdjęcia). W małej firmie stroną najczęściej zarządza właściciel albo pracownik od marketingu razem z zewnętrznym administratorem. Niezależnie od podziału zadań dostęp do domeny, hostingu i panelu powinien zawsze należeć do firmy.
Poniżej wyjaśniamy, co dokładnie obejmuje zarządzanie stroną, kto może się nim zajmować, ile czasu wymaga i jak rozpisać zadania na tydzień, miesiąc i rok.
Co obejmuje zarządzanie stroną internetową
Najprościej podzielić zadania według tego, jak często trzeba je wykonywać:
| Obszar | Co trzeba robić | Jak często |
|---|---|---|
| Aktualizacje | WordPress, wtyczki, motyw, wersja PHP na serwerze | co tydzień przegląd, poprawki bezpieczeństwa od razu |
| Kopie zapasowe | automatyczna kopia plików i bazy, test przywracania | kopia codziennie lub co tydzień, test raz na kwartał |
| Bezpieczeństwo i dostępność | monitoring działania strony, konta użytkowników, hasła | na bieżąco |
| Treści | oferta, ceny, dane kontaktowe, godziny otwarcia, wpisy | przy każdej zmianie w firmie |
| Widoczność | Google Search Console, statystyki, wizytówka Google | raz w miesiącu |
| Opłaty i umowy | domena, hosting, certyfikat SSL, licencje wtyczek | raz w roku |
Część techniczną nazywa się często administrowaniem. Administrator odpowiada za to, czy strona działa, a osoba prowadząca stronę za to, co na niej jest. Więcej o tym podziale piszemy na stronie o obsłudze stron internetowych.
Kto zarządza stroną internetową w firmie
W praktyce spotykamy cztery modele:
- Właściciel firmy robi wszystko sam. Sprawdza się przy prostej stronie wizytówce, dopóki ma czas i wie, które aktualizacje są bezpieczne.
- Pracownik, zwykle z marketingu lub biura, dba o treści, a sprawy techniczne zgłasza dalej. To najczęstszy model w firmach usługowych.
- Webmaster lub informatyk w firmie zajmuje się całością. Taki etat ma sens dopiero przy większym serwisie albo sklepie.
- Agencja lub freelancer prowadzi część techniczną na podstawie umowy, a firma zostawia sobie treści albo zleca je także na zewnątrz.
Model nie jest tak ważny jak to, żeby była jedna osoba odpowiedzialna. Strona, za którą odpowiadają „wszyscy”, zwykle ma nieodnowiony certyfikat, cennik sprzed dwóch lat i dziesięć nieaktualnych wtyczek. Warto zapisać, kto podejmuje decyzje o treściach, kto ma dostęp administratora i do kogo dzwonić, gdy strona przestanie działać.
Dostępy, które zawsze powinna mieć firma
Najwięcej problemów przy przejmowaniu stron od poprzednich wykonawców nie dotyczy kodu, tylko dostępów. Domena zarejestrowana na dane byłego pracownika, hosting opłacany z karty agencji, z którą skończyła się współpraca, panel bez konta administratora dla właściciela. Odzyskiwanie takich dostępów trwa tygodnie. Dlatego firma powinna mieć u siebie:
- dane logowania do rejestratora domeny, z domeną zapisaną na firmę jako abonenta,
- dostęp do panelu hostingu i poczty,
- konto administratora w panelu WordPressa (wykonawca może mieć osobne konto),
- dostęp właściciela do Google Search Console, Google Analytics i wizytówki Google,
- listę płatnych wtyczek i motywów z informacją, na kogo są licencje.
Dostępy najlepiej trzymać w menedżerze haseł, a nie w arkuszu czy mailu. Po zakończeniu współpracy z wykonawcą usuń jego konta albo zmień im hasła.
Ile czasu zajmuje zarządzanie stroną
Część techniczna małej strony firmowej na WordPressie to zwykle około godziny miesięcznie: przegląd aktualizacji, sprawdzenie kopii zapasowej i raportu w Search Console. Tyle obejmuje na przykład najmniejszy pakiet obsługi w EMM8. Sklep internetowy albo strona z wieloma wtyczkami i formularzami wymaga więcej czasu, bo każdą większą aktualizację trzeba sprawdzić na kopii strony.
Treści to osobna pozycja i zależą od tego, co firma chce robić. Aktualizacja cennika czy godzin otwarcia zajmuje kwadrans. Regularny blog, opisy realizacji i zdjęcia to już kilka godzin miesięcznie, a jeśli celem jest widoczność w Google, także praca nad doborem tematów.
Jak zarządzać stroną samodzielnie - plan zadań
Jeśli prowadzisz stronę sam, rozpisz zadania w kalendarzu:
Co tydzień
- sprawdź w panelu WordPressa, czy są aktualizacje, i zainstaluj poprawki bezpieczeństwa,
- wyślij testową wiadomość przez formularz kontaktowy, jeśli z niego nie przychodzą zapytania.
Co miesiąc
- zrób przegląd pozostałych aktualizacji, zawsze po kopii zapasowej,
- sprawdź raport Skuteczność i Strony w Google Search Console,
- przejrzyj ofertę, ceny i dane kontaktowe.
Co kwartał
- przywróć kopię zapasową na próbę, choćby na kopii testowej, żeby wiedzieć, że działa,
- usuń nieużywane wtyczki, motywy i konta użytkowników.
Raz w roku
- sprawdź terminy odnowienia domeny, hostingu i licencji,
- zaktualizuj politykę prywatności, jeśli doszły nowe narzędzia, np. piksel reklamowy,
- sprawdź, czy wersja PHP na serwerze jest wciąż wspierana.
Jak robić kopię i jak ją przywrócić, opisujemy w poradniku o kopii zapasowej WordPressa, a zmianę PHP w tekście jak zaktualizować PHP w WordPressie.
Zarządzanie we własnym zakresie czy zlecenie na zewnątrz
| Kryterium | Samodzielnie | Zewnętrzny administrator |
|---|---|---|
| Koszt | czas właściciela lub pracownika | na rynku zwykle 150-400 zł netto miesięcznie za pakiet podstawowy |
| Aktualizacje | ryzyko, że coś się zepsuje i nie będzie wiadomo, co | sprawdzane na kopii, z możliwością cofnięcia |
| Reakcja na awarię | zależy od tego, czy ktoś zauważy | monitoring i ustalony czas reakcji |
| Treści | pełna kontrola, od ręki | zależnie od umowy, zwykle w ramach godzin w pakiecie |
| Wiedza o stronie | zostaje w firmie | trzeba zadbać o dokumentację i dostępy |
Dobrym rozwiązaniem dla wielu firm jest podział: technikę prowadzi administrator, treści firma zmienia sama w panelu. Ile kosztuje utrzymanie strony razem z domeną i hostingiem, rozpisujemy w artykule ile kosztuje utrzymanie strony internetowej.
System zarządzania treścią (CMS) - co to jest
CMS (Content Management System) to program, w którym zmieniasz treść strony bez znajomości kodu: dodajesz wpisy, podmieniasz zdjęcia, edytujesz menu. Najpopularniejszy CMS na świecie to WordPress. Do sklepów stosuje się też m.in. WooCommerce (dodatek do WordPressa), PrestaShop i Shopera, a proste strony powstają w kreatorach typu Wix.
Wybór systemu wpływa na to, jak wygląda zarządzanie. W WordPressie właściciel ma pełną kontrolę, ale też odpowiada za aktualizacje wtyczek i serwer. W systemach abonamentowych, jak Shoper czy Wix, część techniczną bierze na siebie dostawca, w zamian za mniejszą swobodę i stałą opłatę.
Narzędzia, które ułatwiają zarządzanie stroną
- Google Search Console pokazuje, czy strona jest w Google, na jakie frazy się wyświetla i czy są błędy. Jak z niej korzystać, piszemy w poradniku jak sprawdzić widoczność strony w Google i AI.
- Google Analytics 4 pokazuje, skąd przychodzą odwiedzający i ile wysyłają zapytań.
- Monitoring dostępności, np. bezpłatny UptimeRobot, wysyła maila lub SMS-a, gdy strona przestaje odpowiadać.
- Wtyczka do kopii zapasowych, np. UpdraftPlus, zapisuje kopie poza serwerem.
- Menedżer haseł przechowuje dostępy i pozwala je bezpiecznie udostępniać.
Zarządzanie stroną internetową - najczęstsze pytania
Kto jest właścicielem strony internetowej?
Właścicielem domeny jest abonent wpisany u rejestratora. Prawa do projektu i treści zależą od umowy z wykonawcą. Dlatego domena powinna być zarejestrowana na firmę, a umowa powinna przenosić prawa autorskie do strony albo dawać licencję bez ograniczeń.
Co robi administrator strony internetowej?
Aktualizuje system, wtyczki i motyw, pilnuje kopii zapasowych i wersji PHP, monitoruje działanie strony, odnawia domenę i certyfikat SSL oraz zarządza kontami użytkowników. Nie zawsze odpowiada za treści, to zależy od umowy.
Czy właściciel firmy musi umieć obsługiwać WordPressa?
Nie musi znać się na technice, ale warto, żeby umiał zmienić tekst, cenę czy zdjęcie. To kwestia godziny instruktażu. Dzięki temu drobne zmiany nie czekają na wykonawcę.
Ile kosztuje zarządzanie stroną internetową?
Pakiet podstawowy z aktualizacjami i kopiami zapasowymi kosztuje na rynku zwykle 150-400 zł netto miesięcznie, pakiety z monitoringiem bezpieczeństwa i zmianami w treściach więcej. W EMM8 obsługa zaczyna się od 390 zł netto miesięcznie.
Jeśli chcesz, żeby ktoś przejął techniczną część zarządzania stroną, zobacz zakres obsługi stron internetowych. Gdy strona wymaga najpierw naprawy po latach bez aktualizacji, zacznij od naprawy i przebudowy strony.
Skontaktuj się z nami
Chcesz oddać zarządzanie stroną w jedne ręce?
Napisz, na czym działa Twoja strona i kto dziś się nią zajmuje. Sprawdzimy dostępy, stan aktualizacji i kopii zapasowych, a potem zaproponujemy zakres opieki dopasowany do firmy.
Tel: 603 338 970
E-mail: kontakt@emm8.pl
Dlaczego warto zacząć z EMM8
- Łączymy pozycjonowanie, widoczność w AI i reklamę w jedną strategię, dzięki czemu cały budżet pracuje na ten sam cel: nowych Klientów.
- Od 2012 roku pomagamy firmom z różnych branż rosnąć w internecie, więc nie uczymy się na Państwa budżecie.
- Projekt prowadzi jedna osoba, która zna Państwa firmę, wyniki i cele, bez przekazywania sprawy między działami.
Zapytanie ofertowe
Wystarczy kilka zdań o firmie i potrzebach. Szczegóły doprecyzujemy na dalszym etapie.
